自転車部の創設と、業務効率化を図って得たこと

Cycling AdventCalendar2018 15日目の記事です。

投稿日: 2018/12/20

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はじめまして

ピトルと申します。北海道のとある情報系大学で入学時に自転車部を創設し、LOUIS GARNEAU Chasse とFelt F75に乗ってます。

この記事はCycling Advent Calendar 2018 15日目(https://adventar.org/calendars/3339)の記事です。

今回は自転車は関係ありますが、どちらかというと業務改善とか組織マネジメントとかに近い記事なので、アドベントカレンダーの記事上げが遅くなったのも加わり申し訳ないです。

自転車部を創設

うちの大学は山の上にあり、さらにスポーツバイク店が比較的近いという立地からクロスバイクを購入する人は多いのですが、何故か今まで自転車部がアリませんでした。正確には、自分が入学した2014年の3年くらい前には合ったそうなのですが、顧問の教授いわく、いつの間にか消えていたそうです。

ちょうど弱虫ペダルがアニメ化して間もない時期で、空前の自転車ブームでしたから、あってもいいんじゃないか、 俺が創設すれば創設者として就活等々で有利になりそうだし、 別のサークルに入ったときのツテや下宿(後日記事にします) の同居人に声を掛け、無事サークル立ち上げの最小人数である5人を集めることが出来ました。顧問の教授も、前の自転車部の顧問をしていたそうで、しかも大学周辺界隈どころか、北海道内でも自転車乗りで知らない人はいないレベルの有名人(またの名を化物)だったそうで、幸先良く自転車部は成長し、今ではアクティブメンバー10名、部員25名ほどで大学のパンフのサークル代表として1ページを飾るほどまで成長しました。

自転車部の業務改善

1年目、2年目

まず、部会の内容を管理する為に、Cybozu liveを導入しました。チャット機能に加え、各種ファイル共有機能、スケジュール機能などが1つで揃い、大変便利と感じた為、この2年間はこれを使っていましたが、段々と問題が出てきました。

Cybozu liveの問題点

グループウェアで定評のあるCybozuのソフトですが、ネイティブアプリの出来が大変良くなく、チャットの通知は不安定、掲示板の通知メール送信機能はメーリングリスト代わりの使えるものの標準ではオフになっている為、部員皆に設定を依頼する必要があり、設定してもメールを見ないので気付いてもらえない等、問題が山積みでした。おまけにみんな使い慣れていないので、どこになにの機能があるのかわからない為、部長以外は使いこなせないという状態に陥りました。

ただ、掲示板を用いた議事録管理や部員管理(個人情報含む)の便利さはやはり今でもいいと思います。しかし、今はCybozu liveの運用は取りやめています。それに来年でサービスも終わるそうですからね。

3年目

3年目からは部長を交代し、2代目に代替わり。今までの部長は大学に院も含め在籍中は会社でいう会長職、日本史でいう上皇を意味する「神」という職を創設(ネーミングは2代目部長による)し、私と副部長は新体制の神となりました。

2代目部長は早速、Cybozu liveからGoogle Drive&Hangoutへの移行を行いました。

まあ最も無難で使いやすい構成だと思います。Hangout以外は今でも使っています。

この頃から、部会の開催頻度が減り、ほとんどの決め事を管理職Hangout内とグーグルフォームによるアンケートにより決めるようになりました。大抵の大学のサークルはある程度活発にやるところであれば部会を毎週開いていると思いますが、実際必要でしょうか?事前に伝えることは決まっているし、その場で多数決を採っても、手を上げてくれないし、そもそも部会に来ない人もぼちぼち居るのでその場で全てを決められず、後から調整さんやGoogleフォームで再度決め直し。最高に無駄ではないでしょうか?s

そう思うと、自然と自転車部から部会という存在がお金の徴収イベントだけになっていきました。

Hangoutのメリットとデメリット

GoogleHangout、多分Ingress界隈では使ってる方も居たんじゃないでしょうか?

これ、Googleで出しているLINEやTelegramの対抗サービスであるチャットサービスです。

特徴としては、Googleアカウントでログインできること、アイコンで誰が既読したかがわかることが挙げられます。この特徴から、Googleとの親和性が高く、誰が読んでて誰がまだ読んでないのかが分かるので、「ちゃんとお知らせ見ろよ!」の催促がしやすくなったのが挙げられます。

しかしながら、話題ごとにグループを分けられないので、チャットルームを新たに開いてメンバーを追加する必要があり、大変面倒でした。ちょうどこの頃、本学でもSlackの流行ムーブメントが来ており、導入の機運が高まってきました。

4年目

部長は3代目にチェンジし、これを気にSlackが導入されました。

やはりSlackは便利です。既読機能が無いのは賛否両論ですが、絵文字リアクションが出来るので、明示的な既読を依頼できるという点ではやはりLineにもHangoutにもない利点かなーと思います。

また、ちょっとしたグループ会話ごとにチャンネルを気軽に建てられるので、そのメンバーだけに連絡したい時に大変便利になりました。

また、この頃から集金にSquare(https://squareup.com/jp)を導入しました。元々は3年目の大学祭で電子レジを導入していたサークルがあり、そこに対抗する為に急遽カード決済を導入すればいいのでは?と話が出て、急いで審査を通したものの、市内にSquareカードリーダーを扱っている店は無く、やむを得ず断念したものの、手元にはオンライン注文したカードリーダーだけが残ってしまっていましたが、Square請求書機能やカードリーダー機能を使って集金をしたらかなり革命的ではないか、と話が出て、部費の集金からSquareで集金を行いました。

  • 部会 → Slackで討論&アンケートで完結
  • 集金 → Square請求書で請求すれば簡潔
  • 返金(還付金) → 口座振込で完結

ついに部会レスな運営が可能となりました。

大学祭で革命

ネタで私がサーマルプリンターをヤフオクで購入し、これをSquarePOSと連動させたところ、このオーダーシート印刷機能が大変便利で、大量注文が来ても捌けるようになり、大変便利になりました。

詳しくは下記のスライドを。

もし興味を持って自分のサークルとかお店に導入したいと思った方、下記リンクから登録してもらえるとありがたいです。

https://squareup.com/i/52BB67E9C5

5年目

学部生ですが、留年したのでまだ大学生やってます。そして紆余曲折あって最後の学年にして部長をまたやることになりました。

基本的には去年の延長ですが、今まで誰も付けていなかった部の金庫の入出金簿を「ちまたの会計」というサービスを使って書いてます(むしろ今までどうしてたし)

また、SlackにGoogle Driveのスプレッドシートと連動した備品管理botを作ってみたりしました。

特に4年目と変化が無いので割愛。

まとめ

自転車乗りが自転車でどっか行く時、大きな普段遣いの財布をそのまま持っていくことは少ないと思います。自分は自転車乗る時は少ない小銭と数枚のお札、クレジットカードのみを入れた小銭入れのみを持ち歩いています。

自転車乗りというのは、なるべく荷物を減らしたいと思った結果、実は一番キャッシュレス社会を望んでる人が多い界隈なんじゃないか、と思います。そのためにもイチサークルからキャッシュレス社会への一歩を踏み出してみようと、業務改善という名のもとに推し進めてきました。

そんな私の叫びが↓になります。

自転車部部長からのメッセージ

というわけで、これからも日本に良きキャッシュレス社会と自転車社会が来ることを期待して締めます🙏

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